Lokace se týká všeho, co je spojené s místem, kde se váš projekt odehrává. Myslíme tedy na cenu za pronájem, zda budete separátně platit energie (elektřina, vodné a stočné, internetové připojení…), úklid, likvidaci odpadů, vybavení mobiliářem, dekoracemi, rekvizitami, parkování a další detaily související s vybranou venue.

Programem máme na mysli moderátora, DJ, kapelu, teambuildingové aktivity, zábavné a sportovní aktivity, fotokoutek a vše ostatní, co primárně slouží k zábavě či předání informací návštěvníkům eventu.

Pod techniku spadá ozvučení, osvětlení, projekce, může to být i technické nebo materiální vybavení podia a podobně.

Do kategorie personál řadíme hostesky, promotéry, modely, tanečníky, runnery, úklidovou četu, navigátory na parkovišti, řidiče a všechny další profese, které se podílejí na přípravě projektu. V první fázi přípravy mindmapy mohou být samostatnou kategorií také členové realizačního týmu. Ti však v průběhu další práce s mindmapou změní svá místa.

Cateringem máme na mysli zajištění občerstvení nejen pro hosty, ale také realizační tým a některé dodavatele na základě dohody nebo požadavků klienta. Catering je samostatnou, velkou a důležitou eventovou kategorií a už jen znalost rozdílů mezi rautem, banketem, koktejlem, coffee breakem a dalšími formáty občerstvení si vyžaduje určitou dávku odbornosti.

Při plánování ubytování nás zajímá standard ubytování, set up pokojů, tedy kolik budeme potřebovat single pokojů, rozdíly mezi twin a double pokoji, jaký je maximální přípustný počet ubytovaných hostů na jednom pokoji a další detaily. Současně se zabýváme tím, kde budou ubytovaní dodavatelé a produkční tým, pokud se jedná o vícedenní projekt.

Součástí kategorie doprava je materiálová, osobní individuální i hromadná doprava, ale také zajištění dostatečné kapacity parkovacích míst, pokud jsme tuto otázku už neřešili v rámci lokace.

Dárky pro hosty a účastníky ale také reklamní předměty, jsou věci, které mají v mindmapě své místo a je dobré u nich myslet na takové drobnosti jako je uskladnění, ekologická likvidace obalového odpadu nebo personifikace či roznos na pokoje, pokud chceme hosty příjemně překvapit.

Samostatnou rozsáhlou kategorií je grafika a tiskoviny, kde pamatujeme jak na grafickou a předtiskovou přípravu, tak na samotnou výrobu pozvánek, badges, programů, jmenovek, orientačního a navigačního systému, poděkování za účast, dekorací a třeba i podlahové grafiky.

Při postupném vytváření mindmapy se často stává, že si vybavíte a uvědomíte další detaily potřebné pro zdárný průběh akce, včetně takových drobností jako toaletní papír do mobilních WC. Protože jestli něco na akci nesmí dojít, je to jídlo, kafe a právě toaleťák. 😅